编者按：本文来自微信公众号“管理的常识”（ID:Guanlidechangshi），作者 斯科特·扬，36氪经授权发布。

为什么已经做得足够多了，还是会有问题不断冒出来，将刚刚归置好的工作搅成一团乱麻？为什么一天从早忙到晚，却总是越忙越乱，时长忘记事情，落得个不靠谱的名声？

以上问题的根源就在于——做事没条理。

许多人认为做事有条理是一个人的个性问题——真正有条理的人大脑线路异于常人，他们拥有整齐存放的文件夹和记住截止期限与待办事项的记忆力——这简直荒谬。

条理性是一种可以学习的技能，要靠专门的设计和保持。如果你有一个设计精良的组织系统，你就能花很少的力气把一切保持得井井有条。

那么，想要提升自己的条理性，该从哪些方面入手呢？以下，Enjoy：

01 条理性带给我们的是什么？

条理性与生产效率的关系极其微弱。我知道很多生产效率很高的人，他们经常把东西搞得一团糟。

条理性的真正目的在于减少记住所有事情所需要的脑力。如果你没有一个系统让所有事情都井井有条，你就需要用脑子把这些都记住。

然而，你的头脑并非那么可靠。

学习条理性技巧意味着接受“少点儿混乱，少点儿压力”的哲学思想。这说明组织有两个前提条件：

让事物都排列有序，仅仅整齐是不够的。给每个物品一个规定好的地方，避免杂乱无章。

有一个知道如何处理待办事项的有组织的系统、日历和计划会帮你减轻许多压力。

当你的组织系统把一切事情都安排得妥妥当当的时候，你可以专注工作，不用随时记住接下来要做什么。

02 如何保持条理性

捕捉装置是一种无论何时都能记录事情、想法、项目、任务或者通知的方法。

我的捕捉装置是口袋里几张4×6尺寸的卡片和一支笔。无论什么时候我想记下接收到的信息，我都会写在纸上。回到家，我就会把这些信息誊到更精密的储存信息的系统中。

捕捉装置是解除记忆压力的首要方法。善记笔记的能力可以让你避免不慎遗忘时间、后续要求或新的待办事情。

拥有一个捕捉装置也是尊重他人的体现。相比那些只是说“我会再和你联系”的人，我会更尊敬那些有具体书面要求的人。

要做到有条理，关键是给每个东西规定一个放置的地方。

家里的每一个物品都应该放在该放的地方。每一项任务、事情和项目都应该在你的系统里有一席之地，等待着你来处理。

混乱就是由一些无处放置的东西不断堆放引起的。一旦你的屋子有一些类别模糊不清的东西不能被快速地收置起来，屋子就会混乱。

有些东西不能明确地归为某一类，有两个选择可以解决这个问题：

如果你觉得这个东西不经常出现，你可以把它放在相关类别里面。

如果它时常新增，那就找另外一个地方放起来。如果你会收到很多银行账单，你可以用一个全新的以“银行”命名的文件夹，这个文件夹可以放许多类似的文件。

在过去的几年中，我一直在用一个非常有用的组织系统，它把我所有的工作信息分成三类：项目、任务和活动。几乎所有我需要记录的都属于这三大类中的一类。

至于那1%无法归入的特殊情况，我专门做了一个杂项的表来收集这些随机的想法。

这个方法很重要，所以接下来我会逐一探讨每一个类别。

第一个大类是项目，一个项目是有共同目标的许多个任务的集合。

任务缺乏结构，在工作的海洋里，它们像是游来游去却没有脊骨或复杂的神经系统的水母。但项目不同。

有了项目，任务被集合在一起，突出了某些事情的重要性。写一本书是一个项目，写其中的一页就是任务。

我用一些小纸条来细化我的项目。这些纸条概述了我理想的结果和为了完成结果需要做的任务。

完成项目而非任务是十分重要的，所以我更加注重灵活性。如果我决定不在书里写某一章，我就可以不写。一个任务的牺牲可以换来整个项目的完成。

项目相对稳定，不会因为新的信息而被快速更新。所以，项目可以帮助你规划未来几周甚至几个月的生活。因此，在我的系统的三大类中，项目是更新最少的。

第二个大类是任务，就是具体要去做的事。

任务是一些需要完成的比较小的、独立的行动，有三个部分：

总体待办事项——包含那些既不属于项目也不属于活动

周目标——我主动要去做的事情

日目标——我每天唯一需要检查的内容

项目会把具体的任务分配到每周的待办事项上。活动也会在每晚分配到每天的待办事项中去。

任何没有项目的任务我都会把它归为总体的待办事项。每周它们会随项目工作一起被分配到周工作列表中去。如果这周就要完成一个新的任务，我就会把它调整到周列表。如果这个任务这一天就要完成，那就直接归入日工作列表。

活动是一些只能在特定时间干的事。

尽管我的待办事项可以在任何时候做完，但是活动常常有时间限制。如果我跟保罗约好12点吃午餐，那14:30吃就是不可以的。

我有一个日历来记录活动。如果活动日快要到了，我就会把这个活动从日历移到我的每日工作列表上去。我不会把它放在周列表中，这样可以避免周列表上的事情太多，看不过来。

将目标写下来有几个好处：

1. 让目标不被遗忘。

2. 给你动力去完成目标。

3. 可以让你有一些模糊的想法，并把它们变成具体的目标。

我把我的目标和项目都放在一个夹子里，而且我更喜欢用纸来写下目标是因为这样更具体，更加切实可行——拿着一个亲手写下的目标如同拿着对自己许下的一份契约。

当你完成了哪一个目标，可以在纸上对照着看，然后把它放入夹子的另外一个地方。

已经完成的目标会带给你巨大的动力，快速浏览它们会让你有信心完成更多的目标。但是在那之前，得先把目标写下来才行！

我相信人无法提前设计一个完美的组织系统。人的生活在变，信息的种类和设定的目标也随之变化。与其寻找“完美的”系统，不如建立一个能随时适应新变化的系统。

分支法就是这样一个系统。有了它，你要定期检查你的组织系统。检查的时候注意这几件事情：

1. 有没有哪些类别里面包含了太多东西？

如果有，把它分成小的类别。

2. 有没有哪些类别没有用过？

把它归入一个相关的类。不过，如果这个类别经常需要检查（待办事项、日历、文件），加进去太多东西有点危险。

3. 有没有可以建立的新类别？

如果你有新的工作，你可以建立一些以前没有的类别。单独分开它们，避免跟已有的系统混在一起。

我猜至少60%保证做却没做到的事情都是因为忘记了，而不是因为做不到。

比如有人问你件事，你忘记回复了。他发了邮件给你，但那封邮件就躺在你的收件箱内。

想要变得更可靠，第一步是记录你的捕获装置上所有的话。

如果有人跟你要什么，你首先应该写下来。在谈话的时候，我不会让任何行动进入到我短期的记忆里面。对于这条规则，我唯一的经验就是把这个条目直接归入我的任务、活动或项目类别里。

下一步就是保证一些模糊不清的条目可以归入你的周和日目标中。假设你答应给某人发一个报告，但并没有说明具体的时间。那么你应该给自己设一个时间线来完成这件事，把它加进你的日目标、周目标或是日历里。这样你就能够保证它最终出现在你最新的任务列表中。

如果你的系统没有这个功能，那这件事情很容易无限拖延下去。在跟你共事的人眼中，经常性的拖延可是像不守信用一样糟糕。

怎么整理你学到的东西？对大学生来说，他们可能已经有了一套做笔记和划重点的系统。一旦毕业，你怎样让你得到的知识和想法显著和突出呢？

我发现，在阅读的时候，用活页夹来记笔记是一个有用的方法。这样可以在读一本书时记录一些好的思想、语句和有趣的信息。

虽然不需要考试，记笔记看起来有些呆板，但用笔记本从几个方面来说都是有用的：

1. 它帮助你抓住一本书的核心思想

如果你想回头去看这本书，找出关键信息，你只需浏览2～4页笔记，而不是200～400页的书。

2. 它比书页折角和画下划线快

在书上做笔记是很快的，但事后你想查看起来就慢得多了。在笔记本上记录可以让你更快地回忆书上内容。

3. 你的记忆不是完美的

我发现，一本书上的知识只能在我的头脑中活跃一个月左右。笔记本却可以充当一个恢复记忆的工具。

03 整齐VS有条理

整齐和有条理还是有一些差别的。当你的书桌非常杂乱的时候，你可以让它变得干净整洁。而有条理并不是该表面现象，它该是一个让你找到东西和储存东西都变得容易的系统。

成年人也很容易陷入这个陷阱之中，尽管你并不是清扫文件柜底下的杂物，而是单纯的整理。但条理性是一个系统。这就意味着要想有条理，你可以：

1. 把新的东西放在该放的地方——包括无形的东西，比如任务和重要的信息。

2. 找到你需要的东西不能花费太长时间——花几小时找一个东西就是没有条理性的标志。

关于作者

斯科特·扬，拥有惊人学习天赋的超级学霸，仅用1年时间就学完4年制MIT计算机科学课程，经营着世界访问量巨大的学习类博客，并登上TEDx演讲台向世界宣讲自己的超效率经验。

本文为“管理的常识”（ID:Guanlidechangshi）原创，摘编自《超效率手册》，机械工业出版社出版。